Khi tủ bếp chở đến công trình nhưng cánh tủ mở ra lại vướng đúng vị trí ổ cắm điện, ai sẽ là người chịu chi phí sửa lại? Những tình huống trớ trêu như vậy thường bắt nguồn từ việc hai bên chỉ trao đổi miệng hoặc nhắn tin rời rạc trong lúc chuẩn bị làm nhà. Với người lần đầu tìm hiểu thiết kế nội thất và chuẩn bị bước vào giai đoạn đóng đồ, việc đưa các thỏa thuận quan trọng lên mặt giấy ngay từ đầu giúp giữ cho quá trình làm việc rõ ràng, tránh cảnh mỗi bên hiểu một kiểu khi công trình đã chạy.
Điểm đầu tiên cần chốt bằng văn bản là bộ bản vẽ kỹ thuật gắn với số đo khảo sát thực tế tại mặt bằng. Nhiều gia chủ nhìn hình phối cảnh 3D thấy đẹp là gật đầu duyệt ngay, trong khi bản vẽ 3D chủ yếu giúp hình dung màu sắc, ánh sáng và bố cục không gian chứ chưa phải căn cứ lắp đặt chính xác. Trước khi chuyển sang bước sản xuất đồ gỗ, cần có biên bản xác nhận kích thước đo thực tế sau khi tường đã trát phẳng, sàn đã cán nền và vị trí đường điện nước đã cố định. Chẳng hạn, nếu gia chủ đổi mẫu tủ lạnh sang loại hai cánh to hơn sau khi đã chốt phương án mà chỉ báo miệng, hốc tủ gỗ đóng theo số đo cũ sẽ không vừa;
lúc này, quy định rõ trên giấy rằng mọi thay đổi kích thước thiết bị phải được ký xác nhận lại trên bản vẽ 2D sẽ giúp cả hai bên kịp dừng lệnh cắt ván tại xưởng.
Bên cạnh bản vẽ, danh mục vật liệu và phụ kiện đi kèm cần được ghi thành bảng chi tiết thay vì những dòng mô tả chung chung. Trong báo giá thi công nội thất, nếu chỉ ghi ván gỗ công nghiệp hay gỗ tự nhiên thì rất khó đối chiếu khi hàng chở tới nhà. Văn bản nên ghi rõ mã màu bề mặt, loại cốt gỗ bên trong, độ dày tấm ván, cách dán cạnh và tên hãng của các phụ kiện như bản lề, ray trượt ngăn kéo. Việc chọn vật liệu luôn đi kèm sự đánh đổi tùy theo nhu cầu sử dụng và ngân sách: chọn bề mặt sơn bệt có thể tạo đường nét liền mạch nhưng dễ trầy xước hơn bề mặt phủ nhựa hoặc phủ melamine khi nhà có trẻ nhỏ, đồng thời thời gian chờ sơn khô cũng lâu hơn.
Khi ký xác nhận trực tiếp lên mẫu vật liệu thực tế và lưu lại mã số trong phụ lục hợp đồng, gia chủ sẽ có cơ sở đối chiếu rõ ràng lúc kiểm tra hàng mộc.
Cách tính khối lượng và nguyên tắc xử lý phát sinh cũng là phần phải viết rõ trong quy trình thi công nội thất. Thực tế mặt bằng rất dễ nảy sinh những việc ngoài dự tính ban đầu, nhất là ở các công trình có nhiều hạng mục liên quan đến nhau như nhà phố, văn phòng hay khi triển khai từ bản thiết kế biệt thự sang giai đoạn hoàn thiện thực tế. Nếu chẳng may đục tường đi lại ổ điện hoặc phát hiện tường bị thấm cần xử lý trước khi ốp vách gỗ, hai bên cần một nguyên tắc đã ký sẵn: mọi hạng mục phát sinh tăng hoặc giảm đều phải lập phiếu báo giá bổ sung, ghi rõ cách đo tính và có chữ ký đồng ý của gia chủ trước khi làm.
Một lỗi dễ gặp là cứ để đơn vị thi công làm luôn cho kịp việc rồi cuối công trình mới cộng dồn chi phí, dẫn đến con số thanh toán chênh lệch lớn so với dự tính.
Ngoài ra, văn bản thỏa thuận cần làm rõ điều kiện thi công tại công trình và tiêu chuẩn nghiệm thu từng phần. Khi chọn thi công nội thất trọn gói, gia chủ nên thống nhất trước xem ai là người đăng ký thủ tục với ban quản lý tòa nhà hoặc khu dân cư, giờ giấc vận chuyển vật tư, cách che chắn sàn và dọn vệ sinh sau khi lắp đặt xong. Việc nghiệm thu cũng nên chia thành các chặng cụ thể được ghi trong biên bản: kiểm tra cốt ván và kích thước thô trước khi đưa vào lắp cố định, sau đó mới kiểm tra độ phẳng của cánh tủ, khe hở giữa các mối ghép và độ êm của ray trượt khi hoàn thiện.
Tại MoreHome, các công việc từ thiết kế, sản xuất đến thi công nội thất trọn gói cho nhà ở, biệt thự và văn phòng đều xoay quanh những bước phối hợp từ khảo sát, lên bản vẽ đến lắp đặt như vậy; khi cần hỏi thêm về cách chuẩn bị hồ sơ trước khi làm việc, gia chủ có thể liên hệ qua hotline 09.31.31.88.77. Ngay lúc này, bạn có thể lấy một tờ giấy hoặc mở một tệp ghi chú nhỏ, gạch ra ba mục gồm danh sách thiết bị điện tử dự định mua kèm kích thước, những vị trí cần cất đồ nhiều nhất trong nhà và các câu hỏi về mã vật liệu để làm cơ sở trao đổi rõ ràng ngay từ buổi làm việc đầu tiên.